by Juan Martinez, Molly K. McLaughlin, PC Magazine Digital Edition August 1, 2016 - Solaco dịch - Aug. 30, 2016
Dù bạn là nhân viên nơi tỉnh lẻ hay hoạt động trong tầm toàn cầu rộng lớn, các Apps [ứng dụng] này cũng sẽ giúp bạn cộng tác với tất cả mọi người như đang ở trong cùng một phòng làm việc.
Ngày càng nhiều công ty lập thêm trụ sở trên khắp nước Mỹ cũng như trên khắp thế giới, cho nên loại hình giao lưu doanh nghiệp là một trong những phương cách tạo điều kiện cho các nhân viên chia sẻ ý tưởng với nhau. Nhưng để họ gặp nhau thì các khoản chi trả cho các chuyến bay, thuê khách sạn, và các khoản thuê nơi họp mặt giao lưu là cả những tốn kém không nhỏ. Lại còn không phải bận tâm tới lịch làm việc của mọi người để phối hợp tổ chức cuộc gặp nữa. Do đó, có một cách cắt giảm chi phí là tạo được các cuộc họp từ xa qua smart phone hay qua video. Có chút vấn đề là khi gầy một cuộc họp mà không có người đích thân dự họp, thì mấu chốt quan trọng là làm sao cho những thành viên dự họp có mặt ăn khớp với nhau về giờ giấc.
Như vậy hãy mang lại sự sinh động cho các cuộc họp đó bằng cách dùng công nghệ Hội nghị Truyền hình. Qua cách này, người dẫn chương trình không còn chỉ là một giọng nói trên điện thoại, mà là một sự có mặt cụ thể trên màn hình của những thành viên khác dự họp qua đó tất cả có thể nhìn thấy nhau và tương tác với nhau dễ dàng, chia sẻ cho nhau các chủ đề đang thuyết trình, và nhiều thứ khác nữa.
Với các cuộc họp hợp tác làm ăn, chủ nhà có thể phác thảo ý tưởng trên một WhiteBoard (1) trực tuyến và mời tất cả các vị khách đang dự họp cùng tham gia. Một số dịch vụ Hội nghị Truyền hình cho phép người thuyết trình vượt tầm kiểm soát chung để gặp riêng một thành viên dự họp mà không làm buổi họp bị gián đoạn. Có những dịch vụ khác thì cho phép máy chủ quyền từ chối đăng nhập vào cuộc họp đối với những ai đến muộn để ngăn ngừa tình trạng làm hỏng cuộc họp đang kết nối.
Xin giới thiệu lại một lần nữa công cụ Điều hợp Hội nghị Truyền hình của chúng tôi đó là ClickMeeting 30,00 $ (tại mục ClickMeeting), một sản phẩm thiết cận với mọi người giúp cho các cuộc họp Hội nghị Truyền hình đem lại hầu như toàn điều thú vị cho nhân viên của bạn. Chưa từng có trong bảng điểm danh sản phẩm của chúng tôi là Zoho Meeting 24,00 $ (tại Zoho), trong đó có tích thêm nhiều công cụ họp web hơn là một công cụ Hội nghị Truyền hình thuần túy, xứng đáng chiếm một vị trí nặng ký nhờ ở chức năng chia sẻ màn hình tuyệt vời của nó. Nếu những sản phẩm vừa kể không phải là những gì bạn đang tìm thì mời bạn hãy chọn cái vừa ý trong danh mục của chúng tôi, trong đó có cả Microsoft Skype cho doanh nghiệp 2,00 $ (tại Microsoft), Cisco WebEx Meeting Center 24,00 $ (tại Cisco), cũng như xem qua máy chủ được đánh giá cao dành cho Hội nghị Truyền hình ít người biết.
Giá trọn gói cho Hội nghị Truyền hình
Cũng như bao dịch vụ phần mềm khác, việc định giá và chọn gói là một cân nhắc quan trọng khi nói đến Hội nghị Truyền hình. Giá nêu tạm và bảng mô tả sản phẩm dưới đây là một điển hình cho các cấp độ thấp nhất của dịch vụ, với mỗi người dùng, tính theo mỗi tháng. (Để biết nhiều hơn thông tin về giá cả, xin click xem qua các đánh giá cá nhân). Trong số những dịch vụ Hội nghị web của chúng tôi có một bản thử nghiệm miễn phí (trong 30 ngày) cho phép nhiều khách hàng không cần đến thẻ tín dụng, nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc bị tự động tính phí trong thời gian bản dùng thử còn hiệu lực. Join.Me cung cấp một bản miễn phí với tính năng hạn chế, phù hợp cho các công ty nhỏ hoặc thậm chí các công ty một thành viên. Nhiều dịch vụ khả dĩ nâng cao hơn tùy vào số lượng máy chủ và người tham gia hội họp mà bạn cần. Chúng tôi khuyên bạn nên thử một vài trong số các công cụ Hội nghị Truyền hình được đánh giá là hàng đầu của chúng tôi trước khi quyết định chọn một gói dịch vụ cụ thể; hãy thử trước một số tính năng để tìm cho mình những gì thực sự cần và nhận ra những gì là quá mức cần thiết.
Dễ dùng và tính năng cho cuộc họp
Một khi bạn đã tìm được gói thích hợp cũng như mức giá cả trong tầm khả năng thì việc xem xét quan trọng nhất là nó có dễ dùng hay không. Rõ ràng, nếu giao diện người dùng (UI) gây khó khăn cho bạn cũng như đồng nghiệp trong việc truyền dẫn và sử dụng, nó sẽ gây ra sự chậm trễ đáp ứng lúc khởi động, điều sẽ dễ làm hỏng kết nối đến tất cả mọi người. Mỗi khi rà soát lại việc này, chúng tôi hay thảo luận về việc đăng nhập có dễ dàng không, mời người dự họp, thiết lập các chức năng âm thanh và hình ảnh. Chúng tôi cũng chú ý đến kinh nghiệm người dùng (UX) dưới quan điểm phản hồi của người được mời họp, những gì khiến cho cuộc họp thành hay hỏng.
Chúng tôi đã thử nghiệm từng tính năng nổi bật của từng dịch vụ, tuy nhiên tùy vào bạn muốn chọn quyết định có cần hay không, hoặc nói chuyện bằng cách quay số, hoặc bằng Voice over IP (VoIP) (2), hoặc cả hai cho phần tiếng nói, và cũng tùy bạn có cần hay không các cuộc gọi video, tức là có thêm phần hình ảnh vào nữa. Có một số dịch vụ cung cấp cả điện đàm có hình ảnh với lối quay số (gọi nội hạt hoặc viễn liên miễn phí) và VoIP, trong khi một số hãng thì chỉ cung cấp một trong hai. Cũng có một số hãng đưa ra sản phẩm quay số với liên lạc viễn liên quốc tế. Adobe Connect thì không có sản phẩm nào cung cấp điện đàm có hình ảnh, nhưng vẫn có thể được tích hợp với một số phone phát xuất từ một dịch vụ khác. Hầu hết các hãng cung cấp cuộc gọi video thông qua webcam, mặc dù cũng có một vài hãng thì không.
Trong tất cả các rà soát đó, chúng tôi đã nhập cả hai vai vừa là kẻ tổ chức vừa là kẻ dự họp để phối kiểm kinh nghiệm của người dùng có đăng ký và không đăng ký. Chúng tôi cũng đã phác họa ra được phương cách để tham gia một cuộc họp sao cho dễ dàng, trong đó có yêu cầu người dự họp cần phải tải về phần mềm trước khi tham gia họp trực tuyến, đây là điều dễ gây ra một sự chậm trễ. Trong trường hợp đó, điều quan trọng là bạn phải truyền đạt cho nhân viên biết về khả năng tương thích giữa phần mềm với phần cứng và trình duyệt thường được ưa chuộng. Có những sản phẩm khác thì chỉ đơn giản là yêu cầu người dự họp chỉ việc điền vào một mã số (code number) để nhận quyền bước vào cuộc họp.
Khảo sát của chúng tôi cũng chú ý đến tính năng quản trị của bên chủ trì cuộc họp. Các dịch vụ tốt nhất cho phép bạn thiết lập nhiều kiểu họp khác nhau, chẳng hạn như với một cuộc họp mang tính thao giảng thì tất cả cử tọa tắt phần tiếng, hoặc trong một cuộc thảo luận hay trao đổi theo lối Hỏi & Đáp (Q & A) thì diễn giả có thể tùy ý tắt tiếng hay mở tiếng khi cần, hoặc cho phép tất cả cử tọa ai cũng có thể phát biểu. Nếu có lúc bạn bị phân tâm do tiếng ồn của một ai đó đang đánh máy hoặc tiếng chó sủa chen vào nền âm thanh cuộc họp, lúc ấy bạn mới thấy thán phục các chức năng truyền tín hiệu. Còn nhiều tùy chọn khác như cho phép hoặc vô hiệu hóa các webcam, khóa những người đến muộn ra khỏi cuộc họp, hoặc tạo ra một phòng chờ lúc chuẩn bị họp, cũng như cho phép khôi phục lại phiên họp bị hỏng.
Đối với các bài thuyết trình thì việc chia sẻ màn hình là quan trọng, cũng như tùy chỉnh độ mịn rõ của màn hình giống như khả năng chia sẻ hoặc chỉ một ứng dụng (ví dụ Microsoft PowerPoint chẳng hạn) hoặc chia xẻ văn bản, hình ảnh hoặc toàn bộ những gì đang hiển thị trên nền họp. Hầu hết các dịch vụ Hội nghị Web trong danh mục liệt kê sau đây cũng cung cấp một công cụ WhiteBoard, nơi ai cũng có thể dùng nó làm chỗ để vạch ra những ý tưởng hay ghi chép lại những điểm chính của cuộc họp cho mọi người cùng xem. Bạn cũng cần phải xem thử những thành viên dự họp đã làm được những gì, chẳng hạn như chia sẻ màn hình cho nhau, bật webcam, phác thảo ý tưởng trên WhiteBoard chia sẻ được, và thậm chí lấy trọn bài thuyết trình. Rồi ôn lại bao nhiêu là triển vọng hợp tác khả thi mà bạn đã hào hứng trong buổi họp.
Chúng tôi cũng xem thử tính năng khác tỉ như số người được phép cùng tham gia trên một cuộc gọi là bao nhiêu, và nếu bạn đang sử dụng Hội nghị Truyền hình, thì số lượng truyền dẫn video cho phép cùng một lúc là bao nhiêu. Hào phóng nhất là Adobe Connect, cho phép không giới hạn, nhưng có một số hãng khác chỉ cho vài ba bốn người tham gia cùng lúc. Hãy xem xem điều này có quan trọng với công ty của bạn không. Hầu hết các dịch vụ cho phép bạn ghi lại (record) các cuộc họp, và một vài hãng cho phép bạn chỉnh sửa các record đó ngay bằng phần mềm. Những cuộc họp được record lại đó về sau có thể được dùng thay cho tài liệu lưu trữ của bạn hoặc dành cho những buổi hội thảo cho những ai đã bỏ lỡ cuộc họp đó xem lại hoặc cho các nhân viên mới vào làm tài liệu tham khảo.
Hỗ trợ kỹ thuật cho Trình duyệt / Tương thích Phần cứng
Có những lúc gặp lỗi vận hành, bạn cần có một nguồn lực hỗ trợ vững chắc. Các dịch vụ Hội nghị Truyền hình tốt nhất bao giờ cũng có cung cấp kèm theo điện thoại, email, và hỗ trợ Chat trực tuyến, ngoài nguồn tài liệu online phong phú. Năng nổ tham gia các cộng đồng người dùng cũng là một nguồn lực tốt bạn nên có phòng cho những khi cần đến.
Cuối cùng, bạn cũng muốn kiểm tra về khả năng tương thích giữa phần mềm với các trình duyệt và các yêu cầu về hệ thống. Tất cả các dịch vụ mà chúng tôi xem qua đều tiến hành công việc trên máy tính, có cái thì dùng hệ điều hành Macintosh, có cái thì dùng Linux. Hầu hết đều tương thích thoải mái với các trình duyệt web, nhưng bạn cần phải chú ý nâng cấp tất cả lên một trong những phiên bản mới nhất.
Hẳn là bạn có lẽ đã từng dùng một chương trình hội nghị truyền hình nào đó trong chặng đường sự nghiệp và biết đâu những kinh nghiệm bạn đã trải qua chưa phải là thú vị nhất. Cho nên, nay bạn có thể ngạc nhiên với các tính năng mở rộng đang sẵn có để thực hiện các cuộc họp từ xa mà không phải hao tâm tổn trí nhiều.
Screenshot Chi tiết Bảng Liệt kê các software
(xin xem chi tiết thực tế tại đây)
Nguyên văn:
By Juan Martinez, Molly K. McLaughlin
PC Magazine Digital Edition August 1, 2016
Whether you have employees across town or across the globe, these apps will help you collaborate like everyone is in the same room.
As more and more companies add headquarters around the US and the globe, business travel is one way to bring employees together to share ideas. But paying for airline flights, hotels, and meeting spaces is costly. And never mind getting everyone's scheduled coordinated. One way to cut costs is to conduct meetings remotely by phone or by video. But when meetings are not in person, it's key that participants are focused and engaged.
Bring life to your meetings by using a video conferencing service. This way, the presenter is not just a voice on the phone but an on-screen presence who's able to see and interact with other attendees, share presentations, and more. For collaborative meetings, the host can sketch out ideas on an online whiteboard and invite participants to join in. Some video conferencing services let presenters pass control to another participant who can continue the meeting without interruption. Others allow hosts to deny access to latecomers to further avoid disruption.
Our Editors' Choice video conferencing tool is once again ClickMeeting$30.00 at ClickMeeting, a robust product that will make video meetings (almost) fun for your staff. New to our roundup is Zoho Meeting$24.00 at Zoho, which is more web conferencing tool than it is a video conferencing tool, but it deserves its place among the heavyweights for its excellent screen-sharing functionality. If either of these isn't what you're looking for, you've got traditional powerhouses on our list as well, including Microsoft Skype for Business$2.00 at Microsoft, Cisco WebEx Meeting Center$24.00 at Cisco, and host of lesser-known video conferencing tools worth considering.
Video Conferencing Package Pricing
As with all software services, pricing and packages are an important consideration when it comes to video conferencing. The prices quoted and the product descriptions below are typically for the lowest level of service, per user, per month. (For more pricing information, click through to the individual reviews.) All but one of the webconferencing services we tested offers free trials (most for 30 days) and many don't require a credit card on file, which means you don't have to worry about being charged automatically when the trial ends. Join.Me offers a free plan with limited features, good for small or even single-employee companies. Many services are scalable depending on the number of hosts and attendees you need. We recommend trying a few of our top-rated video conferencing tools before committing to a particular service; try out some of the features to figure out what you really need and what's overkill.
Ease of Use and Meeting Features
Once you've found packages in your price range, the most important consideration is ease of use. Obviously, if the user interface (UI) is difficult for you and your colleagues to navigate and use, it's going to cause delays in meeting start times, which will frustrate everyone. For each review, we discuss the ease of signing up, creating a meeting, inviting participants, and setting up audio and video controls. We also look at the user experience (UX) from the meeting invitees' point of view, which can make or break a meeting.
We test each service's prominent features but it's up to you to decide whether or not you need dial-in numbers, Voice over IP (VoIP), or both options for your audio, and whether or not you need video calls in addition to screen sharing. Some services offer both teleconferencing with dial-in numbers (local or toll-free) and VoIP calling, while some offer just one or the other. A few offer international dial-in numbers. Adobe Connect doesn't offer teleconferencing at all, but can be integrated with a number of other services. Most offer video calls via webcam, though a few don't.
In all of these reviews, we both hosted and joined meetings to test the experience of registered and non-registered users. We outlined how easy is to join a meeting, including whether a participant needs to download software before joining an online meeting, which could cause a delay. In this case, it's important to communicate with employees about hardware compatibility and preferred browser. Others simply require that attendees enter a code in order to access the meeting.
Our reviews also cover the host's admin features. The best services let you set up different types of meetings, such as a lecture style meeting in which all participants are muted, or a discussion or Q&A mode where presenters can mute and unmute participants as needed, or allow all participants to speak. If you've ever been distracted by the sound of someone typing or a barking dog in the background, you'll appreciate these controls. Other options include enabling and disabling webcams, locking latecomers out of a meeting, creating a waiting room while preparing for the meeting, and allowing break-out sessions.
For presentations, screen sharing is important, as are granular options like the ability to share just one application (Microsoft PowerPoint, for example) or documents, images, or your entire desktop. Most of the Web conferencing services in this roundup also offer a whiteboard tool, which you can use to sketch out ideas or take notes during the meeting for everyone to see. You also need to consider what the participants are able to do, such as sharing their screen, enabling their webcam, sketching on a shared whiteboard, and even taking over the presentation. Think about how much actual collaboration you'd like in your meetings.
Other features we look at include the number of participants allowed on a call, and, if you're using video conferencing, the number of video feeds allowed simultaneously. The most generous is Adobe Connect, which is unlimited, but some offer as few as four participants at a time. Consider how important this is to your company. Most services let you record meetings, and a few let you edit the recording right within the software. These recorded meetings can then be used for your records or as webinars for anyone who missed the meeting or for new employees.
Tech Support and Browser/Hardware Compatibility
For the times when something goes wrong, you need solid support resources. The best video conferencing services offer phone, email, and chat support, in addition to extensive online documentation. Active user communities are also a good resource to have at your disposal.
Finally, you'll want to check compatibility with browsers and system requirements. All of the services we looked at work on PCs, some work on Macs, and a few work with Linux. Most are broadly compatible with Web browsers, but you'll need to upgrade to one of the newest versions.
You've probably used a video conferencing program at some point in your career and it's likely that the experience wasn't the most enjoyable. However, you may be surprised at the extensive features that are available to make remote meetings a little less painful.
Phần mềm tốt nhất cho Hội nghị Truyền hình trong năm 2016
The Best Video Conferencing Software of 2016 by Juan Martinez, Molly K. McLaughlin, PC Magazine Digital Edition Aug. 1, 2016
Dù bạn là nhân viên nơi tỉnh lẻ hay hoạt động trong tầm toàn cầu rộng lớn, các Apps [ứng dụng] này cũng sẽ giúp bạn cộng tác với tất cả mọi người như đang ở trong cùng một phòng làm việc.
Ngày càng nhiều công ty lập thêm trụ sở trên khắp nước Mỹ cũng như trên khắp thế giới, cho nên loại hình giao lưu doanh nghiệp là một trong những phương cách tạo điều kiện cho các nhân viên chia sẻ ý tưởng với nhau. Nhưng để họ gặp nhau thì các khoản chi trả cho các chuyến bay, thuê khách sạn, và các khoản thuê nơi họp mặt giao lưu là cả những tốn kém không nhỏ. Lại còn không phải bận tâm tới lịch làm việc của mọi người để phối hợp tổ chức cuộc gặp nữa. Do đó, có một cách cắt giảm chi phí là tạo được các cuộc họp từ xa qua smart phone hay qua video. Có chút vấn đề là khi gầy một cuộc họp mà không có người đích thân dự họp, thì mấu chốt quan trọng là làm sao cho những thành viên dự họp có mặt ăn khớp với nhau về giờ giấc.
Như vậy hãy mang lại sự sinh động cho các cuộc họp đó bằng cách dùng công nghệ Hội nghị Truyền hình. Qua cách này, người dẫn chương trình không còn chỉ là một giọng nói trên điện thoại, mà là một sự có mặt cụ thể trên màn hình của những thành viên khác dự họp qua đó tất cả có thể nhìn thấy nhau và tương tác với nhau dễ dàng, chia sẻ cho nhau các chủ đề đang thuyết trình, và nhiều thứ khác nữa.
Với các cuộc họp hợp tác làm ăn, chủ nhà có thể phác thảo ý tưởng trên một WhiteBoard (1) trực tuyến và mời tất cả các vị khách đang dự họp cùng tham gia. Một số dịch vụ Hội nghị Truyền hình cho phép người thuyết trình vượt tầm kiểm soát chung để gặp riêng một thành viên dự họp mà không làm buổi họp bị gián đoạn. Có những dịch vụ khác thì cho phép máy chủ quyền từ chối đăng nhập vào cuộc họp đối với những ai đến muộn để ngăn ngừa tình trạng làm hỏng cuộc họp đang kết nối.
Xin giới thiệu lại một lần nữa công cụ Điều hợp Hội nghị Truyền hình của chúng tôi đó là ClickMeeting 30,00 $ (tại mục ClickMeeting), một sản phẩm thiết cận với mọi người giúp cho các cuộc họp Hội nghị Truyền hình đem lại hầu như toàn điều thú vị cho nhân viên của bạn. Chưa từng có trong bảng điểm danh sản phẩm của chúng tôi là Zoho Meeting 24,00 $ (tại Zoho), trong đó có tích thêm nhiều công cụ họp web hơn là một công cụ Hội nghị Truyền hình thuần túy, xứng đáng chiếm một vị trí nặng ký nhờ ở chức năng chia sẻ màn hình tuyệt vời của nó. Nếu những sản phẩm vừa kể không phải là những gì bạn đang tìm thì mời bạn hãy chọn cái vừa ý trong danh mục của chúng tôi, trong đó có cả Microsoft Skype cho doanh nghiệp 2,00 $ (tại Microsoft), Cisco WebEx Meeting Center 24,00 $ (tại Cisco), cũng như xem qua máy chủ được đánh giá cao dành cho Hội nghị Truyền hình ít người biết.
Giá trọn gói cho Hội nghị Truyền hình
Cũng như bao dịch vụ phần mềm khác, việc định giá và chọn gói là một cân nhắc quan trọng khi nói đến Hội nghị Truyền hình. Giá nêu tạm và bảng mô tả sản phẩm dưới đây là một điển hình cho các cấp độ thấp nhất của dịch vụ, với mỗi người dùng, tính theo mỗi tháng. (Để biết nhiều hơn thông tin về giá cả, xin click xem qua các đánh giá cá nhân). Trong số những dịch vụ Hội nghị web của chúng tôi có một bản thử nghiệm miễn phí (trong 30 ngày) cho phép nhiều khách hàng không cần đến thẻ tín dụng, nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc bị tự động tính phí trong thời gian bản dùng thử còn hiệu lực. Join.Me cung cấp một bản miễn phí với tính năng hạn chế, phù hợp cho các công ty nhỏ hoặc thậm chí các công ty một thành viên. Nhiều dịch vụ khả dĩ nâng cao hơn tùy vào số lượng máy chủ và người tham gia hội họp mà bạn cần. Chúng tôi khuyên bạn nên thử một vài trong số các công cụ Hội nghị Truyền hình được đánh giá là hàng đầu của chúng tôi trước khi quyết định chọn một gói dịch vụ cụ thể; hãy thử trước một số tính năng để tìm cho mình những gì thực sự cần và nhận ra những gì là quá mức cần thiết.
Dễ dùng và tính năng cho cuộc họp
Một khi bạn đã tìm được gói thích hợp cũng như mức giá cả trong tầm khả năng thì việc xem xét quan trọng nhất là nó có dễ dùng hay không. Rõ ràng, nếu giao diện người dùng (UI) gây khó khăn cho bạn cũng như đồng nghiệp trong việc truyền dẫn và sử dụng, nó sẽ gây ra sự chậm trễ đáp ứng lúc khởi động, điều sẽ dễ làm hỏng kết nối đến tất cả mọi người. Mỗi khi rà soát lại việc này, chúng tôi hay thảo luận về việc đăng nhập có dễ dàng không, mời người dự họp, thiết lập các chức năng âm thanh và hình ảnh. Chúng tôi cũng chú ý đến kinh nghiệm người dùng (UX) dưới quan điểm phản hồi của người được mời họp, những gì khiến cho cuộc họp thành hay hỏng.
Chúng tôi đã thử nghiệm từng tính năng nổi bật của từng dịch vụ, tuy nhiên tùy vào bạn muốn chọn quyết định có cần hay không, hoặc nói chuyện bằng cách quay số, hoặc bằng Voice over IP (VoIP) (2), hoặc cả hai cho phần tiếng nói, và cũng tùy bạn có cần hay không các cuộc gọi video, tức là có thêm phần hình ảnh vào nữa. Có một số dịch vụ cung cấp cả điện đàm có hình ảnh với lối quay số (gọi nội hạt hoặc viễn liên miễn phí) và VoIP, trong khi một số hãng thì chỉ cung cấp một trong hai. Cũng có một số hãng đưa ra sản phẩm quay số với liên lạc viễn liên quốc tế. Adobe Connect thì không có sản phẩm nào cung cấp điện đàm có hình ảnh, nhưng vẫn có thể được tích hợp với một số phone phát xuất từ một dịch vụ khác. Hầu hết các hãng cung cấp cuộc gọi video thông qua webcam, mặc dù cũng có một vài hãng thì không.
Trong tất cả các rà soát đó, chúng tôi đã nhập cả hai vai vừa là kẻ tổ chức vừa là kẻ dự họp để phối kiểm kinh nghiệm của người dùng có đăng ký và không đăng ký. Chúng tôi cũng đã phác họa ra được phương cách để tham gia một cuộc họp sao cho dễ dàng, trong đó có yêu cầu người dự họp cần phải tải về phần mềm trước khi tham gia họp trực tuyến, đây là điều dễ gây ra một sự chậm trễ. Trong trường hợp đó, điều quan trọng là bạn phải truyền đạt cho nhân viên biết về khả năng tương thích giữa phần mềm với phần cứng và trình duyệt thường được ưa chuộng. Có những sản phẩm khác thì chỉ đơn giản là yêu cầu người dự họp chỉ việc điền vào một mã số (code number) để nhận quyền bước vào cuộc họp.
Khảo sát của chúng tôi cũng chú ý đến tính năng quản trị của bên chủ trì cuộc họp. Các dịch vụ tốt nhất cho phép bạn thiết lập nhiều kiểu họp khác nhau, chẳng hạn như với một cuộc họp mang tính thao giảng thì tất cả cử tọa tắt phần tiếng, hoặc trong một cuộc thảo luận hay trao đổi theo lối Hỏi & Đáp (Q & A) thì diễn giả có thể tùy ý tắt tiếng hay mở tiếng khi cần, hoặc cho phép tất cả cử tọa ai cũng có thể phát biểu. Nếu có lúc bạn bị phân tâm do tiếng ồn của một ai đó đang đánh máy hoặc tiếng chó sủa chen vào nền âm thanh cuộc họp, lúc ấy bạn mới thấy thán phục các chức năng truyền tín hiệu. Còn nhiều tùy chọn khác như cho phép hoặc vô hiệu hóa các webcam, khóa những người đến muộn ra khỏi cuộc họp, hoặc tạo ra một phòng chờ lúc chuẩn bị họp, cũng như cho phép khôi phục lại phiên họp bị hỏng.
Đối với các bài thuyết trình thì việc chia sẻ màn hình là quan trọng, cũng như tùy chỉnh độ mịn rõ của màn hình giống như khả năng chia sẻ hoặc chỉ một ứng dụng (ví dụ Microsoft PowerPoint chẳng hạn) hoặc chia xẻ văn bản, hình ảnh hoặc toàn bộ những gì đang hiển thị trên nền họp. Hầu hết các dịch vụ Hội nghị Web trong danh mục liệt kê sau đây cũng cung cấp một công cụ WhiteBoard, nơi ai cũng có thể dùng nó làm chỗ để vạch ra những ý tưởng hay ghi chép lại những điểm chính của cuộc họp cho mọi người cùng xem. Bạn cũng cần phải xem thử những thành viên dự họp đã làm được những gì, chẳng hạn như chia sẻ màn hình cho nhau, bật webcam, phác thảo ý tưởng trên WhiteBoard chia sẻ được, và thậm chí lấy trọn bài thuyết trình. Rồi ôn lại bao nhiêu là triển vọng hợp tác khả thi mà bạn đã hào hứng trong buổi họp.
Chúng tôi cũng xem thử tính năng khác tỉ như số người được phép cùng tham gia trên một cuộc gọi là bao nhiêu, và nếu bạn đang sử dụng Hội nghị Truyền hình, thì số lượng truyền dẫn video cho phép cùng một lúc là bao nhiêu. Hào phóng nhất là Adobe Connect, cho phép không giới hạn, nhưng có một số hãng khác chỉ cho vài ba bốn người tham gia cùng lúc. Hãy xem xem điều này có quan trọng với công ty của bạn không. Hầu hết các dịch vụ cho phép bạn ghi lại (record) các cuộc họp, và một vài hãng cho phép bạn chỉnh sửa các record đó ngay bằng phần mềm. Những cuộc họp được record lại đó về sau có thể được dùng thay cho tài liệu lưu trữ của bạn hoặc dành cho những buổi hội thảo cho những ai đã bỏ lỡ cuộc họp đó xem lại hoặc cho các nhân viên mới vào làm tài liệu tham khảo.
Hỗ trợ kỹ thuật cho Trình duyệt / Tương thích Phần cứng
Có những lúc gặp lỗi vận hành, bạn cần có một nguồn lực hỗ trợ vững chắc. Các dịch vụ Hội nghị Truyền hình tốt nhất bao giờ cũng có cung cấp kèm theo điện thoại, email, và hỗ trợ Chat trực tuyến, ngoài nguồn tài liệu online phong phú. Năng nổ tham gia các cộng đồng người dùng cũng là một nguồn lực tốt bạn nên có phòng cho những khi cần đến.
Cuối cùng, bạn cũng muốn kiểm tra về khả năng tương thích giữa phần mềm với các trình duyệt và các yêu cầu về hệ thống. Tất cả các dịch vụ mà chúng tôi xem qua đều tiến hành công việc trên máy tính, có cái thì dùng hệ điều hành Macintosh, có cái thì dùng Linux. Hầu hết đều tương thích thoải mái với các trình duyệt web, nhưng bạn cần phải chú ý nâng cấp tất cả lên một trong những phiên bản mới nhất.
Hẳn là bạn có lẽ đã từng dùng một chương trình hội nghị truyền hình nào đó trong chặng đường sự nghiệp và biết đâu những kinh nghiệm bạn đã trải qua chưa phải là thú vị nhất. Cho nên, nay bạn có thể ngạc nhiên với các tính năng mở rộng đang sẵn có để thực hiện các cuộc họp từ xa mà không phải hao tâm tổn trí nhiều.
Screenshot Chi tiết Bảng Liệt kê các software
(xin xem chi tiết thực tế tại đây)
CHÚ THÍCH của người dịch
(1): Vùng thao tác chung cho phép nhiều thành viên hay các ứng dụng khác cùng tương tác, nơi người ta có thể trao đổi thông tin, cá biệt ngay cả với chữ viết tay hoặc hình ảnh đồ họa.
(2): VoIP (viết tắt của Voice over Internet Protocol, tạm dịch Truyền giọng nói trên giao thức IP) là công nghệ truyền tiếng nói của con người (điện đàm) qua mạng internet sử dụng bộ giao thức TCP/IP
Nguyên văn:
The Best Video Conferencing Software of 2016
By Juan Martinez, Molly K. McLaughlin
PC Magazine Digital Edition August 1, 2016
Whether you have employees across town or across the globe, these apps will help you collaborate like everyone is in the same room.
As more and more companies add headquarters around the US and the globe, business travel is one way to bring employees together to share ideas. But paying for airline flights, hotels, and meeting spaces is costly. And never mind getting everyone's scheduled coordinated. One way to cut costs is to conduct meetings remotely by phone or by video. But when meetings are not in person, it's key that participants are focused and engaged.
Bring life to your meetings by using a video conferencing service. This way, the presenter is not just a voice on the phone but an on-screen presence who's able to see and interact with other attendees, share presentations, and more. For collaborative meetings, the host can sketch out ideas on an online whiteboard and invite participants to join in. Some video conferencing services let presenters pass control to another participant who can continue the meeting without interruption. Others allow hosts to deny access to latecomers to further avoid disruption.
Our Editors' Choice video conferencing tool is once again ClickMeeting$30.00 at ClickMeeting, a robust product that will make video meetings (almost) fun for your staff. New to our roundup is Zoho Meeting$24.00 at Zoho, which is more web conferencing tool than it is a video conferencing tool, but it deserves its place among the heavyweights for its excellent screen-sharing functionality. If either of these isn't what you're looking for, you've got traditional powerhouses on our list as well, including Microsoft Skype for Business$2.00 at Microsoft, Cisco WebEx Meeting Center$24.00 at Cisco, and host of lesser-known video conferencing tools worth considering.
Video Conferencing Package Pricing
As with all software services, pricing and packages are an important consideration when it comes to video conferencing. The prices quoted and the product descriptions below are typically for the lowest level of service, per user, per month. (For more pricing information, click through to the individual reviews.) All but one of the webconferencing services we tested offers free trials (most for 30 days) and many don't require a credit card on file, which means you don't have to worry about being charged automatically when the trial ends. Join.Me offers a free plan with limited features, good for small or even single-employee companies. Many services are scalable depending on the number of hosts and attendees you need. We recommend trying a few of our top-rated video conferencing tools before committing to a particular service; try out some of the features to figure out what you really need and what's overkill.
Ease of Use and Meeting Features
Once you've found packages in your price range, the most important consideration is ease of use. Obviously, if the user interface (UI) is difficult for you and your colleagues to navigate and use, it's going to cause delays in meeting start times, which will frustrate everyone. For each review, we discuss the ease of signing up, creating a meeting, inviting participants, and setting up audio and video controls. We also look at the user experience (UX) from the meeting invitees' point of view, which can make or break a meeting.
We test each service's prominent features but it's up to you to decide whether or not you need dial-in numbers, Voice over IP (VoIP), or both options for your audio, and whether or not you need video calls in addition to screen sharing. Some services offer both teleconferencing with dial-in numbers (local or toll-free) and VoIP calling, while some offer just one or the other. A few offer international dial-in numbers. Adobe Connect doesn't offer teleconferencing at all, but can be integrated with a number of other services. Most offer video calls via webcam, though a few don't.
In all of these reviews, we both hosted and joined meetings to test the experience of registered and non-registered users. We outlined how easy is to join a meeting, including whether a participant needs to download software before joining an online meeting, which could cause a delay. In this case, it's important to communicate with employees about hardware compatibility and preferred browser. Others simply require that attendees enter a code in order to access the meeting.
Our reviews also cover the host's admin features. The best services let you set up different types of meetings, such as a lecture style meeting in which all participants are muted, or a discussion or Q&A mode where presenters can mute and unmute participants as needed, or allow all participants to speak. If you've ever been distracted by the sound of someone typing or a barking dog in the background, you'll appreciate these controls. Other options include enabling and disabling webcams, locking latecomers out of a meeting, creating a waiting room while preparing for the meeting, and allowing break-out sessions.
For presentations, screen sharing is important, as are granular options like the ability to share just one application (Microsoft PowerPoint, for example) or documents, images, or your entire desktop. Most of the Web conferencing services in this roundup also offer a whiteboard tool, which you can use to sketch out ideas or take notes during the meeting for everyone to see. You also need to consider what the participants are able to do, such as sharing their screen, enabling their webcam, sketching on a shared whiteboard, and even taking over the presentation. Think about how much actual collaboration you'd like in your meetings.
Other features we look at include the number of participants allowed on a call, and, if you're using video conferencing, the number of video feeds allowed simultaneously. The most generous is Adobe Connect, which is unlimited, but some offer as few as four participants at a time. Consider how important this is to your company. Most services let you record meetings, and a few let you edit the recording right within the software. These recorded meetings can then be used for your records or as webinars for anyone who missed the meeting or for new employees.
Tech Support and Browser/Hardware Compatibility
For the times when something goes wrong, you need solid support resources. The best video conferencing services offer phone, email, and chat support, in addition to extensive online documentation. Active user communities are also a good resource to have at your disposal.
Finally, you'll want to check compatibility with browsers and system requirements. All of the services we looked at work on PCs, some work on Macs, and a few work with Linux. Most are broadly compatible with Web browsers, but you'll need to upgrade to one of the newest versions.
You've probably used a video conferencing program at some point in your career and it's likely that the experience wasn't the most enjoyable. However, you may be surprised at the extensive features that are available to make remote meetings a little less painful.
